総務部門でのAI活用術 ～業務効率化と生産性向上の最前線～

総務部門は多岐にわたる業務を担っており、企業全体を円滑に支える「縁の下の力持ち」としての役割を果たしています。

その一方で、社内問い合わせや書類作成、定型業務など繰り返し発生する作業に多くの時間が割かれているのも現実です。

こうした課題に対して、AIの導入は非常に有効です。本記事では、総務部門におけるAI活用の具体例を5つご紹介します。

■活用方法1：社内問い合わせ対応の自動化

総務部門は日々、社内からの多様な問い合わせに対応する必要があります。例えば、「有給の残日数を知りたい」「申請書類はどこにある？」といった質問が繰り返されます。

これらの定型的なやり取りをAIチャットボットに任せることで、担当者の時間を大幅に削減できます。24時間対応が可能で、社員もストレスなく情報を得られるため、組織全体の生産性向上にもつながります。

■活用方法2：文書作成と要約の自動化

社内通知や規程、報告書などの作成には多くの時間と手間がかかります。AIを活用すれば、簡単なキーワードや箇条書きから正式な文書を生成でき、過去の文書をもとに自動的にフォーマットを整えることも可能です。

また、長文の会議議事録を要約する機能もあるため、情報共有の迅速化にも貢献します。文章品質の均一化や作業の属人化防止にもつながります。

■活用方法3：定型業務の自動処理（RPA連携）

勤怠データの収集、備品の在庫チェック、社内イベントの出欠確認など、日常的なルーチン業務はRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とAIの連携で自動化できます。

例えば、申請内容をチェックしてExcelへ転記し、承認フローへ自動送信するといった処理もAIで対応可能です。ヒューマンエラーの削減や業務スピードの向上が期待できます。

■活用方法4：書類のデジタル化と情報抽出

紙ベースの申請書や契約書をスキャンし、AIによって文字を読み取ってデータ化することで、保管スペースの削減と検索性の向上が可能になります。

OCR（光学文字認識）とAIを組み合わせれば、手書きの文字や複雑なレイアウトの書類でも高精度で読み取りが可能です。これにより、過去の書類の検索やデータ分析もスムーズに行えるようになります。

■活用方法5：社員の声を可視化するエンゲージメント分析

総務部門では、社員の満足度や職場の雰囲気を把握することも重要な業務の一つです。AIは社内アンケートの自由記述欄や、日報、チャットの文面から感情やトレンドを分析し、組織の課題を浮き彫りにします。

例えば、ストレスの兆候が強まっている部署を可視化し、早期対応につなげることが可能です。組織の健全性を保つための有効な手段として注目されています。

■まとめ

AI技術は、総務部門の業務を効率化し、付加価値の高い仕事に注力するための強力なパートナーです。単なる業務の自動化だけでなく、組織内の情報の流れを円滑にし、社員一人ひとりの働きやすさを支えるツールとしても活用できます。

AIの導入は決して遠い未来の話ではなく、今すぐにでも始められる改革の第一歩です。まずは一つの活用例から試し、成功体験を積み重ねていくことが、総務の進化につながります。